Outlook Copilotの全機能解説！ビジネス効率化を実現する使い方

Microsot Copilot マスターガイド各論②Outlook編です。

Outlook x Copilotは、Microsoftアプリの中でもお気に入りの組み合わせです。

誰しもが仕事が日常的にたくさんのEmailを読み書きしているはずです。

Outlook Copilotにより、そんな皆さんの日常業務の効率性が大幅に改善するでしょう。

Outlook Copilotがいかにしてビジネスの効率化を可能にするのか、その全機能を徹底解説します。

日常業務を一段とスマートかつ効率的にこなせるようになるはずです。

この記事を読むことで、 Outlook Copilotで何ができるかを理解し、

その活用方法や上級テクニックを身につけることができます。

以下の記事でAIアシスタントCopilotの概論について解説しております。

上記の記事は、概論で全体図となっており、こちらの記事は各論の一つとしてOutlook Copilotのガイドとなっております。

Copilot全体を学ぶことでビジネススキルを１段階ギアアップさせることを目的としています。

それでは、Copilotマスターガイド各論②Outlook Copilot編ぜひ参考にしてください。

Outlook Copilotの概要と基本機能

Microsoft Copilotとは？ – Copilotの全体像

Microsoft Copilotは、元々は「Bing Chat 」という名称から改称された生成AIチャットサービスです。

Copilot専用のWebページが新設され、下記のウェブページからアクセスできます。

Microsoft Copilot専用ウェブページ

Outlook Copilotが使用できるのは、個人向けプランであるCopilot Proプランもしくは、法人向けプランであるCopilot for Microsoft365になります。

個人向けプランCopilot Proの月額料金は、月額3,200円/1ユーザー。（Microsoft 365に加入している前提）

法人向けプランCopilot for Microsoft365の月額料金は、月額4,497円/1ユーザー。（Business Standard、Business Premium、E3、E5プランに加入している前提）

Microsoft Copilotの全体像について、以下の記事にて解説しているのでまだ読んでいない方は、ぜひ参考にしてみてください。

Outlook Copilotの主な機能と特長

ここでは、Outlook Copilotの主な機能とその特徴を解説します。

OutlookでCopilotが使えるアカウントである場合は、Copilotのアイコンをクリックすることで、Outlook Copilotを利用できます。

Outlook Copilotが表示されない？

Outlook Copilotが表示されない原因

最初のステップ：Outlook Copilotのセットアップ

個人ユーザーの場合

Microsoftアカウントを作成し、Microsoft 365 PersonalまたはFamilyの有料プランに加入。

その上で、Copilot Proサブスクリプションに加入。

法人アカウントの場合

Microsoft 365Businessプラン等（上記詳細）に加入。

その上で、Copilot for Microsoft 365サブスクリプションに加入（ユーザーごとに料金発生）。

法人アカウントで、Copilot for Microsoft365を導入する場合、1ユーザーごとに月額4,497円かかります。

導入を検討されている場合は、以下の記事内でCopilot for Microsoft365のROIについて検討しているのでぜひ参考にしてみてください。

具体的な使い方：Outlook Copilotの活用方法

メール自動生成：時間を節約するテクニック

このようにして、１通のメールをプロンプトで指示するのみで作成できます。

１通あたり3分から５分程度かかっていたメール作成が1通あたり1分未満で作成できてしまいます。

1日に何十通、何百通ものメールを送信している方ならば、その恩恵は大きいでしょう。

メールのスレッドを要約する

休暇をとって、仕事に復帰した際に、メールのスレッドが溜まって長いメールになっていますよね。

ひとつひとつのメールを読んでいくのは、時間と労力がかかります。

そんな時に役立つのがこの機能です。

メールスレッドを開き上部で「Copilotで要約」を押してその内容を要約してもらいましょう。

Copilotがスレッドの内容を読み取り、瞬時に要点をまとめてくれます。

要約された文章内には、レファレンス番号が振られ、その番号をクリックすると該当のメールに飛んでくれます。

本当に要約の内容が正しいかを自分で確かめたり、より詳細内容を再確認することができます。

メールの返信ドラフトをCopilotで生成する

メールの新規作成だけではなく、返信メールもCopilotで生成することが可能です。

返信オプションからCopilotアイコンをクリックし、「Copilotで返信する」を選択します。

プロンプトで指示内容を入力し、オプションボタンを押して、トーンと文章の長さをシチュエーションに合わせて選択します。

生成ボタンを押すことで文章が生成されます。生成後は、文章が良ければ「挿入」を選択することで出力された文章がメールに挿入されます。

Outlook Copilotの上級テクニック

適切なメールの書き方をCopilotに教えてもらう

OutlookのCopilotには、「Copilotコーチング」機能があります。

この機能により自分の書いたメール文章をCopilotにレビューしてもらえます。

取引先、チーム内のメール、お客様宛て等、メールの宛先によって適切な文章の書き方や内容があります。

そんな時に自分の書いた文章をレビューしてもらい、文章の明瞭さ、論理性、シチュエーションごとに合わせて文章のトーンを変えるべきかどうかなどアドバイスがもらえます。

Copilotコーチングで出力されたアドバイスと変更された文章をそのまま送信してくれるような機能があればもっと便利なのですが、2024年5月時点では、まだ出来ません。今後Microsoftによりアップデートされることを期待しています。

便利な使い方としては、日本語ももちろん良いのですが、英語でメールを作成するときにこの機能は、本領発揮します。Copilotコーチングを利用することで、より適切なトーンでメール文章を作成することができます！

生成されたメールを改善する

Copilotは、生成AIなのでプロンプトの指示内容の精度によって、生成される文章の精度が変わります。

一度のプロンプトでは、完成度の高いメールが生成されないこともあります。

そんな時は、文章が生成された後、続けてプロンプトを入力し、改善ポイントを指摘し、その内容を踏まえて再度生成します。

提案などのメールを作成する際に、おすすめの文章を生成の指示として、PREP（プレップ）法で文章を生成してもらうことです。

PREP法とは、「Point ・ Reason ・ Example ・ Point」を指します。
Point = 結論ポイント
Reason = 理由付け
Example = 事例・実例・具体例等
Point = 結論ポイントを繰り返す

Copilotでプロンプトを入力際に以下をコピペして使用するといいでしょう。

以下のプロンプトの下に、生成して欲しい内容についての指示を加えてください。

そうすることで、生成される文章が、PREP法で生成されより説得力のある文章となります。

##Instructions
PREP法で文章を生成してください。
ただし、PREP法は論理的な文章を作成するフレームワークであり、
P: Point 結論
R: Reason 理由
E: Example 例
P: Point 結論
からなる文章のことを言います。
##End Instructions

Outlook Copilotと他Microsoft 365アプリとの連携

Copilot for Microsoftによる、Word, Excel, PowerPointとの統合機能

法人向けのCopilot for Microsoft365では、Microsoftアプリでの統合機能があります。

例えば、Outlookであれば、返信内容をCopilotで生成する際に社内クラウドデータベースに保存してある特定のWordやExcelを参照してそれに基づいてメール内容を生成するなどが可能です。

OutlookでCopilotを使って、MTGの調整するEmailを作成する際に、カレンダーやMTGの予定や、連絡先、Emailアドレスなどの情報を付与します。

TeamsやWordとの連携で可能になるOutlook Copilotの使い方(法人向け）

Teamsでの会議の後に、会議内容の要約された議事録ファイルからアクションプランをピックアップし、それに基づいて関連する取引先や関連チームにメール送るようなシチュエーションもあると思います。

その際に、TeamsアプリでCopilotを利用してまずは特定の議題における自分のアクション事項をピックアップして書き出してもらい、その内容をメールに書き出してもらいたい際は、Outlook Copilotに、Teams Copilotで作成した議事録Wordファイルを参照させてメール内容の指示内容をプロンプトで記入することで、簡単に生成できます。

Copilotを横断的に利用できるが、まだ改善の余地あり

上記の例のように、Copilot for Microsoft 365(法人向け）ではMicrosoftアプリを横断的にCopilotが使用することができます。

特定のエクセルファイルやWordファイルの内容を取得し、そのデータ内容をメールに含めて文章を生成したり、Teams会議の要約内容やExcelファイルの内容を元に返信メール作成することができます。

しかし、Teamsアプリ上で、Copilotを使って会議の内容の要点をまとめて、Teams Copilot上でEmailドラフトを作成しメールを代わりに送信してもらうことができません。現状は、Copilot for Microsoft チャットでドラフトを作成し、Outlookへドラフトをコピペして、メールを自分で送信する必要があリます。

アプリ統合の理想的な形として、Copilotにチャットメッセージやメールを自動送信してもらうところまでできるといいと感じました。

生成AIの進化スピードを考えると、Copilotによるオートメーションが可能になるの日も近いかもしれません。

最後に：Outlook Copilotの可能性

今回の記事では、多くの方が使用しているメーラーであるOutlookにMicrosoft AIアシスタントであるCopilotが入ることで可能になる5点について解説してきました。

Outlook Copilotは、使用しない人と使用する人では作業効率性が全く違うことになるでしょう。

Copilotでメール送信を1通1分未満でできるのと、手書きで1通3分かけて書く場合、仮に1日20通のメールを送信するとして、Copilotを使う場合は20分程度で作業が終わるのに対し、使わない場合は、60分かかることになります。

つまり、Copilotを使うことで40分もの時間を節約することができます。

これは月に20日間勤務としたら、ひと月あたり800分（13時間以上）、年間で9,600分（160時間)の時間を節約できます。

ルーティンワーク作業時間を劇的に減らすことで、重要度の高いコア業務への時間を割けるようになり、

長期的な視点でビジネス効率を上げることにつながる可能性が高いでしょう。

この記事は、Copilotマスターガイドの各論②としてOutlook Copilotについて解説してました。

各論の続きとしてその他のMicrosoft アプリについても解説して行きますので是非参考にしてみてください。